一、清
“清”就是思路清晰。匯報(bào)材料不管是供書面交流還是供口頭交流，上級(jí)組織或領(lǐng)導(dǎo)在看或聽匯報(bào)材料的時(shí)候，也在思索材料所講述的事實(shí)、所分析的問題，同樣存在一個(gè)思維過程。如果匯報(bào)材料寫得不符合思維習(xí)慣，就會(huì)讓人覺得東一榔頭，西一棒子，摸不著頭腦。因此，匯報(bào)必須理清思路。
理清思路，首先就是要理清匯報(bào)的順序?！吨芤住氛f：“言有序。”所謂“序”，就是思路有條理而不紊亂。在匯報(bào)材料中的表現(xiàn)，就是謀篇布局，安排層次段落、開頭結(jié)尾、過渡呼應(yīng)等合理有序。匯報(bào)順序既有常規(guī)順序，也有非常規(guī)順序。英國文學(xué)家約翰?巴洛茲說：“一顆寶石跟一塊普通石頭的區(qū)別并不在本質(zhì)，而在于分子的排列——結(jié)晶的方式。木炭和金剛鉆是一樣的，但在外觀上和效用上，它們的差別可多遠(yuǎn)啊!珍珠所含的成分，沒有一種是不能在最粗糙的蚌殼中找到的?！边@就告訴我們：說同樣一件事情，如果順序安排不同，效果是不一樣的。
對(duì)常規(guī)思維習(xí)慣來說，在敘述某一件事情的時(shí)候，應(yīng)在時(shí)空立體上展開。匯報(bào)的順序可以按照事情發(fā)展的順序：開端——發(fā)展——結(jié)局;介紹某個(gè)空間對(duì)象的時(shí)候，常常是按照由外到里(由里到外)，或者由上到下(由下到上)、由左到右(由右到左)等;介紹某個(gè)人物的時(shí)候，常常是由過去到現(xiàn)在，或者由現(xiàn)在追溯到過去;介紹某個(gè)單位事跡的時(shí)候，常常要把事跡分成幾個(gè)方面，在劃分事跡類型的時(shí)候，常常是先政治，后業(yè)務(wù)……;論說某個(gè)道理常常是在事理的平面展開的，比如，整體與部分、屬性與關(guān)系、個(gè)別與一般、現(xiàn)象與本質(zhì)、因果與條件、必然與或然等等。
對(duì)非常規(guī)思維習(xí)慣來說，匯報(bào)材料如果要按照非常規(guī)的思維過程寫，那就需要注意兩點(diǎn)：
一要了解閱讀匯報(bào)材料者的思維習(xí)慣;
二要注意按這種非常規(guī)思維習(xí)慣來說，是否能夠取得更好的匯報(bào)效果。比如，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)某件事情的做法，既可以按通常習(xí)慣，先介紹干這件事情的經(jīng)過，再介紹干這件事情的結(jié)果(效果);也可以按反常的思維習(xí)慣，先介紹結(jié)果(效果)再介紹取得這樣效果的做法。兩者比較，后者的效果更好——能先聲奪人，吸引看材料的人認(rèn)真讀下去。如果拿著匯報(bào)材料向領(lǐng)導(dǎo)作口頭匯報(bào)，用后一種思維習(xí)慣介紹，還會(huì)有試探作用——試探領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其是否感興趣。
其次，要注意材料內(nèi)容之間的邏輯關(guān)系。邏輯關(guān)系包括：因果關(guān)系、并列關(guān)系、遞進(jìn)關(guān)系、條件關(guān)系等等。如果匯報(bào)材料能夠把材料之間的邏輯關(guān)系表述清楚，那就能夠幫助閱讀匯報(bào)材料者掃清閱讀的思路障礙，準(zhǔn)確把握匯報(bào)材料所要傳達(dá)的有關(guān)信息。
如何理清思路?最常用的辦法是反復(fù)推敲，列出提綱。列提綱要由大到小，一級(jí)標(biāo)題下要有二級(jí)標(biāo)題，二級(jí)標(biāo)題下面要有三級(jí)標(biāo)題……提綱列得越詳細(xì)，匯報(bào)起來思路就會(huì)越清晰。列出不同級(jí)別的提綱，一定要注意它們相互之間的邏輯關(guān)系。如果上下級(jí)別的提綱是推論關(guān)系的，還要考慮它們是否具有推出的必然性。在同級(jí)標(biāo)題之間，還要注意它們是否具有不相容的關(guān)系，如果出現(xiàn)了全同、交*、包含或被包含的關(guān)系，就表明提綱之間存在著邏輯混亂，必須修改，不然就會(huì)把思路搞亂。如果前后內(nèi)容存在一定跨度，在內(nèi)容轉(zhuǎn)換的時(shí)候，一定要使用過渡句，使內(nèi)容銜接自然，反之，則容易使聽匯報(bào)的人覺得突兀，跟不上匯報(bào)者的思路。
二、重
“重”就是重點(diǎn)突出。一般來說，匯報(bào)材料的內(nèi)容通常包括：工作開展情況、主要做法及成效、存在問題及今后的打算等幾個(gè)方面，但面面俱到往往事倍功半。匯報(bào)材料要突出重點(diǎn)，就要做到有“點(diǎn)”有“面”?！包c(diǎn)”就是重點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)展開講、深入講;“面”是非重點(diǎn)，在匯報(bào)材料里，只是起輔助性說明性的作用，應(yīng)該適當(dāng)濃縮。
寫匯報(bào)材料應(yīng)當(dāng)根據(jù)什么標(biāo)準(zhǔn)來確定匯報(bào)重點(diǎn)呢?一般情況下，以下兩條可以作為確定重點(diǎn)的依據(jù)。
第一，凡是符合上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)聽匯報(bào)意圖的，就是匯報(bào)材料的重點(diǎn)。任何工作均有輕重緩急，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)聽取下級(jí)的匯報(bào)，總有一定的目的性，對(duì)匯報(bào)內(nèi)容、匯報(bào)時(shí)間、匯報(bào)形式、匯報(bào)范圍等，都會(huì)有明確要求。撰寫者必須深刻領(lǐng)悟上級(jí)意圖，仔細(xì)揣摩這些要求，必要時(shí)還可通過其他信息渠道，更廣泛更深入地了解上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)近來重點(diǎn)關(guān)注的是什么、重點(diǎn)抓的工作是什么。這就可以有的放矢，做到上級(jí)不關(guān)注的不匯報(bào)，上級(jí)已經(jīng)了解的不匯報(bào)。
第二，凡是能夠突出自我特色的，就是匯報(bào)材料的重點(diǎn)。如果匯報(bào)材料沒有特色，喪失自我或少了自我，匯報(bào)也就沒有個(gè)性，自然也就失去了本來的意義。要突出特色就要做到常規(guī)性的內(nèi)容不講，與別人相同的內(nèi)容不講。只有從本單位的實(shí)際出發(fā)，選取有特色的工作，挖掘有特色的效果，才能達(dá)到“人無我有，人有我強(qiáng)”的效果?！疤厣辈粌H指工作成績、成功經(jīng)驗(yàn)，也包括在工作中發(fā)現(xiàn)或出現(xiàn)的新矛盾，以及對(duì)問題的新思考。這種新思考，可以通過對(duì)特定問題所選取的匯報(bào)角度或站位的高度來體現(xiàn)。
匯報(bào)材料如何做到重點(diǎn)突出?
一要圍繞重點(diǎn)展開敘述或論證。匯報(bào)材料要有思想、有見解，才能夠給人以啟發(fā)，使人聽了豁然開朗產(chǎn)生興趣。匯報(bào)材料的思想性，體現(xiàn)在材料、事例和闡述的道理之中。分析問題要有理有據(jù)，要有深度，不要做膚淺的表面文章。匯報(bào)材料涉及的事例，可以量化的一定要量化，能用數(shù)字說明的問題，一定要把有關(guān)數(shù)據(jù)寫清楚。數(shù)字雖然枯燥，但能增強(qiáng)材料的說服力，在說明問題上，具有用文字?jǐn)⑹鏊豢商娲淖饔?。?duì)一些較為抽象的數(shù)字，有時(shí)還必須采用折算的方法，讓數(shù)字變得具體可感。比如，有人在介紹黃河時(shí)說：“黃河每年帶起的泥沙16億噸。”“16億噸泥沙”到底是一個(gè)多大的數(shù)字，許多人心中不一定有概念。為了讓聽者理解這個(gè)數(shù)字，如果改成：“黃河每年帶起的泥沙16億噸。若用這些泥沙來修建一條高一米、寬一米的防護(hù)堤，那這條防護(hù)堤便可以環(huán)繞地球27圈?！边@樣一折算，抽象的數(shù)量“16億噸泥沙”，剎那間就變得那樣的具體可感了，匯報(bào)的亮點(diǎn)也就能為之一閃。
二要把握重點(diǎn)抓住要害和實(shí)質(zhì)。抓住本質(zhì)，就要少講過程性的東西，多講實(shí)質(zhì)性的東西。要杜絕簡單的材料堆砌，防止表面化，要把深層次的東西寫出來。比如某人在匯報(bào)某單位思想狀況時(shí)說：“……有人玩名，有人玩命，有人玩狗，其實(shí)最終都是在玩自己?！边@種說法一針見血地點(diǎn)出了問題的要害和本質(zhì)，能使人為之一振。
三要詳略得當(dāng)。匯報(bào)材料的線索要單一，情節(jié)要簡單。如果串起材料的線索太多、談及內(nèi)容的情節(jié)太復(fù)雜，聽匯報(bào)的人不但不容易理出頭緒，反而會(huì)越聽越糊涂。因此，要把多余的線索和過細(xì)的情節(jié)統(tǒng)統(tǒng)刪去。領(lǐng)導(dǎo)聽匯報(bào)最關(guān)心的是工作重點(diǎn)以及處理的結(jié)果，匯報(bào)要遵循“事不過三”原則，每談重點(diǎn)，關(guān)鍵事項(xiàng)最好只談一件，通常不要超過三件——這是許多人的經(jīng)驗(yàn)之談。認(rèn)知心理學(xué)的實(shí)驗(yàn)結(jié)果也表明，主要論點(diǎn)多于三到五個(gè)時(shí)，人們便不容易領(lǐng)會(huì)。這倒不是說講完三個(gè)論點(diǎn)就坐下完事，而是把復(fù)雜的想法歸納成三到五個(gè)方面以抓住事物本質(zhì)。
在語言運(yùn)用上，敘述要簡明，切忌冗長啰嗦，千萬不要從文件、報(bào)紙上大段地抄錄引用，這樣容易把有用的東西淹沒在廢話、套話之中。用詞要做到樸實(shí)無華通俗易懂，不要使用生僻的語詞，要多用大眾語匯，盡量口語化。這樣匯報(bào)起來顯得自然、流暢。在句式上，要多用短句。用短句既便于說，又便于聽，而且干脆有力，節(jié)奏感強(qiáng)。
三、實(shí)
“實(shí)”就是實(shí)事求是。寫匯報(bào)材料要做到實(shí)事求是，需要注意兩點(diǎn)：
第一，要準(zhǔn)確可靠。匯報(bào)要尋找那些實(shí)在的、新鮮的、有價(jià)值的東西，但必須講真話、講實(shí)話、講心里話。匯報(bào)的情況要準(zhǔn)確無誤，不允許有任何虛構(gòu)，也不允許夸飾拔高甚至張冠李戴移花接木，不能把道聽途說的東西作為事實(shí)寫入?yún)R報(bào)材料。對(duì)匯報(bào)材料所涉及的重要數(shù)據(jù)，一定要反復(fù)核實(shí)，科學(xué)論證，不可想當(dāng)然隨意虛報(bào)。在評(píng)價(jià)事件或人物的時(shí)候，要恰如其分;匯報(bào)經(jīng)驗(yàn)要避免脫離群眾、脫離現(xiàn)實(shí)、脫離整體觀念。
準(zhǔn)確可靠，要求所舉的事例，除要符合客觀實(shí)際以外，還必須要具有廣泛代表性，能反映事物的本質(zhì)。如果是沒有廣泛代表性，不能反映事物本質(zhì)的東西，即使它在事件的發(fā)展過程中是真實(shí)存在過的，也不能拿來作為例證，因?yàn)檫@樣的事例只是事物發(fā)展中的非主流、小插曲而已，絕非事物的真實(shí)面目，用這樣的事例作論據(jù)，不會(huì)有說服力，會(huì)犯論據(jù)不足的邏輯錯(cuò)誤。
第二，要喜憂皆報(bào)。領(lǐng)導(dǎo)聽匯報(bào)，既是了解情況，也是研究問題。無論“喜”或“憂”，領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)認(rèn)真對(duì)待。說不定你的“憂”，有時(shí)候正是領(lǐng)導(dǎo)所關(guān)注的熱點(diǎn)問題、焦點(diǎn)問題。因此在匯報(bào)情況的時(shí)候，要做到喜憂皆報(bào)，不能報(bào)喜不報(bào)憂。怎樣做到喜憂皆報(bào)呢?
一是報(bào)喜要報(bào)夠，勿攬功。報(bào)喜只有報(bào)夠了，才能讓上級(jí)全面了解過去決策的真實(shí)效果。報(bào)喜報(bào)得很深透，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)研究工作會(huì)有啟發(fā)，有利于上級(jí)今后工作的再?zèng)Q策。如果報(bào)喜不夠，既不利于領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)過去決策的實(shí)際情況，也不利于上級(jí)了解下級(jí)，在一定情況下也會(huì)影響上級(jí)對(duì)典型經(jīng)驗(yàn)的推廣和利用。必須注意的是，在報(bào)喜的時(shí)候，界限一定要拿捏適當(dāng)，不要夸大吹牛，不要把一切成績都攫為己有。要分清所取得的成績，哪些是上級(jí)的，哪些是本單位的。屬于本單位的，又要分清哪些成績是屬于哪些領(lǐng)導(dǎo)、哪些部門的。只有把功勞分清了，才有利于幫助上級(jí)總結(jié)制定工作方針政策的經(jīng)驗(yàn)，提高工作效率;有利于本單位內(nèi)部的團(tuán)結(jié)，增強(qiáng)內(nèi)部的凝聚力，提高單位領(lǐng)導(dǎo)的號(hào)召力。
二是報(bào)憂要報(bào)透，勿推卸。報(bào)憂要報(bào)透，就是要把工作不足或缺陷完全地實(shí)事求是地向上級(jí)說清楚。丑媳婦總要見公婆。對(duì)工作中所出現(xiàn)的失誤和不足，要按照要求進(jìn)行匯報(bào)，即使是丟面子傷筋骨的事情也得匯報(bào)。在匯報(bào)這些失誤和不足的時(shí)候，不要輕描淡寫，不要避重就輕，更不能遮丑護(hù)短隱瞞遮掩。報(bào)憂要報(bào)透的作用，既可以幫助自己總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，防止以后再出現(xiàn)類似的錯(cuò)誤;也可以提醒上級(jí)以后在制定方針政策的時(shí)候應(yīng)當(dāng)注意什么。在匯報(bào)這些失誤和不足的時(shí)候，要敢于承擔(dān)責(zé)任。既不能一切往下推，責(zé)怪這個(gè)部門不負(fù)責(zé)，那些群眾不努力;更不能一切往上推，怪上級(jí)這項(xiàng)政策不完善，那項(xiàng)制度不嚴(yán)密。